Юридическое управление ЗАО Уралсевергаз → Повышение эффективности юридической функции через автоматизацию рабочих процессов
На примере опыта юридического управления Закрытого акционерного общества «Уралсевергаз – независимая газовая компания» (город Екатеринбург).
Первоначально данная статья готовилась для участия в конкурсе "Выбор читателей Право.Ru", однако поскольку активность в соответствующей рубрике понизилась, решили разместить ее в своем блоге.
Основной деятельностью ЗАО «Уралсевергаз» является поставка сетевого природного газа потребителям Свердловской области. В настоящий момент общее число потребителей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей), приобретающих газ у ЗАО «Уралсевергаз», приближается к двум тысячам. Работая на этом рынке фактически в качестве «гарантирующего» поставщика, компания снабжает газом не только платежеспособных и добросовестных покупателей, но также и покупателей, либо сталкивающихся с финансовыми трудностями и вынужденно допускающих нарушения сроков оплаты, либо субъектов, злонамеренно уклоняющихся от исполнения своих договорных обязательств.
Именно с такими контрагентами, имеющими просроченную задолженность, компания вынуждена вести каждодневную «борьбу», которая начинается с переговоров и напоминаний о задолженности, продолжается в суде, затем – в рамках исполнительного производства, а в отдельных случаях — в процедуре банкротства.
Кардинально количество покупателей, с которыми компания вынуждена работать в таком режиме, увеличилось в конце 2008 года — начале 2009 года, когда на платежеспособности потребителей газа стали особенно ощутимо сказываться последствия финансового кризиса. Со временем число должников, взыскание платы за потребленный газ с которых следовало осуществлять через суд, включая сопровождение процедур исполнительного производства и банкротства, превысило те пределы, когда руководство компании, а также юридического управления еще могло «держать все в голове», ну или, в крайнем случае, контролировать процесс через сотрудников, ответственных за конкретные направления юридической деятельности.
В такой ситуации стала очевидной необходимость комплексной автоматизации данной деятельности.
В качестве «фундамента» была использована уже существовавшая в компании информационная система, в рамках которой обеспечивалась систематизация информации и автоматизация процессов, непосредственно связанных с поставкой газа (это, в частности, регистрация сведений о покупателях газа, газопотребляющем оборудовании, точках его подключения к газораспределительным сетям, подготовка проектов и учет заключенных договоров поставки газа, контроль исполнения обязательств по отбору и оплате газа, формирование счетов-фактур, товарных накладных и пр.).
Эта система была в значительной степени переработана, дополнена новыми модулями, которые позволили органично встроить в нее юридический функционал. Итоговый продукт получил название Управленческая программа ЗАО «Уралсевергаз» (далее – «УП»).
Весь комплекс работ был выполнен собственными силами ЗАО «Уралсевергаз»: подразделение IT выступило непосредственным исполнителем работ, функции постановщика задачи и координатора, ответственного за внедрение нововведений в деятельность компании, взяло на себя юридическое управление.
Далее приведем обзорное описание УП, которая в комплексе с обрабатываемыми ею базой данных и библиотекой документов стала материальным результатом проведенной работы по автоматизации. Особо интересен данный опыт, на наш взгляд, будет ресурсоснабжающим компаниям с большим числом абонентов (газоснабжение, электроснабжение, теплоснабжение и т.п.), а также крупным производственным предприятиям и оптовым поставщикам, отгружающим продукцию (товары) большому количеству покупателей.
Не углубляясь в техническую суть УП, опишем основные режимы ее работы и те практические задачи, которые она помогает решать.
Основные режимы УП:
1. Режим ввода информации (справочный режим).
2. Рабочий режим (режим сопровождения проектов).
А. Сопровождение искового проекта.
Б. Сопровождение исполнительного производства.
В. Сопровождение процедур банкротства должников ЗАО «Уралсевергаз».
Г. Сопровождение мероприятий уголовно-правовой направленности.
3. Отчетный режим.
База данных, которая обрабатывается УП, включает, в первую очередь, справочник всех контрагентов с указанием сведений об их реквизитах, заключенных с ними договорах, об исполнении договоров (если говорить о договорах поставки газа, то это информация об объемах поставленного газа в натуральных величинах и в денежном измерении, а также информация о расчетах). Необходимо отметить, что база данных существует не сама по себе — она сопровождается библиотекой документов, т.е. размещенными в соответствующих разделах отсканированными документами (договоры, товарные накладные, счета-фактуры, акты сверки расчетов, исковые заявления, судебные акты и т.п.).
За внесение указанной информации в УП в реальном масштабе времени отвечает профильное подразделение, непосредственно взаимодействующее с потребителями газа, а по ряду параметров — иные подразделения ЗАО «Уралсевергаз» в соответствии с их компетенцией. Так, за пополнение библиотеки документов судебными актами после их появления отвечает юридическое управление.
Помимо наполнения базы данных и библиотеки информацией и документами, описываемый режим УП используется сотрудниками ЗАО «Уралсевергаз» как единый справочник. Соответственно, специалист в рабочих целях, например, при подготовке к переговорам, совещанию либо к судебному заседанию, может быстро найти необходимую информацию о контрагенте (контактные телефоны, адрес, ФИО руководителя), посмотреть сканы заключенных с ним договоров, оформленных товарных накладных, актов сверки расчетов, проверить актуальность информации о количестве поставленного газа и произведенных платежах и т.п.
При этом получить доступ к базе данных и библиотеке документов в справочном режиме можно в различных разрезах, например, по договорам (их разновидностям), по юридическим лицам (категориям потребителей), площадкам (точкам подключения к газораспределительной сети).
Кроме того, в этом режиме также доступны сегменты, которые содержат справочную информацию об отдельных направлениях деятельности компании, например сведения о полученных муниципальных гарантиях, о процедурах банкротства, о выполненных уголовно-правовых мероприятиях, а также об исковой деятельности.
Открыв доступ к какому-либо отдельному сегменту справочного режима, сотрудник профильного подразделения, обладающий соответствующими правами, может дополнять базу данных и библиотеку документов либо корректировать ранее внесенные в них сведения.
Вот иллюстрация того, как выглядит сегмент «Договоры», на примере сведений о конкретном контрагенте ЗАО «Уралсевергаз»:
Следует отметить, что по каждой внесенной записи (в любом из режимов УП) можно уточнить, кто из сотрудников компании и когда осуществлял действия по выполнению соответствующего мероприятия и/или заносил данные в систему. Если мероприятие предполагает наличие документа (например, текст договора, накладной и т.д.), то этот документ можно посмотреть и при необходимости распечатать.
В данном режиме УП осуществляется сопровождение различных мероприятий (проектов), связанных с выполнением юридической функции. В частности:
А. Сопровождение искового проекта, когда программа берет на себя различные вопросы: от координации взаимодействия между подразделениями ЗАО «Уралсевергаз» (автоматическое формирование и направление электронных уведомлений, запросов, подтверждений, касающихся документооборота внутри компании) до автоматического создания проектов отдельных документов: от служебных записок и заканчивая ходатайствами перед судом с приложением различных расчетов, выполненных с использованием базы данных.
Нижеприведенный скриншот наглядно иллюстрирует все этапы (мероприятия) по выполнению искового проекта от его начальной стадии «Решение о необходимости принудительного взыскания» до конечной — «Получение исполнительного листа». Каждому из выполненных в хронологическом порядке мероприятий соответствует отдельная строчка (прим. жирный шрифт внесенной записи означает, что по конкретному мероприятию имеются отсканированные документы, доступные к просмотру, например, исковое заявление, судебное решение, исполнительный лист и др.).
В рамках искового проекта УП рассылает ответственным сотрудникам компании электронные поручения/напоминания о действиях, которые им необходимо совершить в пределах своих должностных обязанностей.
Так, сотрудник юридического управления, курирующий исковую работу, получает автоматическое уведомление о том, что подразделение, отвечающее за расчеты за газ, исчерпало все возможности для внесудебного истребования долга с конкретного потребителя и сформировало (в т.ч. разместив сканированные копии в УП) первичные документы для подготовки искового заявления и обращения в суд.
Реализуя исковой проект, специалист юридического управления имеет возможность оперативно и безошибочно (с учетом информации, содержащейся в УП, и на основании разработанных шаблонов) сформировать исковое заявление по конкретному контрагенту-должнику. Полученное в результате исковое заявление будет содержать все необходимые фактические данные и атрибуты, включая расчет объемов и стоимости поставленного газа, расчет суммы долга, процентов по ст. 395 ГК РФ и государственной пошлины.
Например, на нижеследующем скриншоте отображен раздел УП, позволяющий сформировать исковое заявление со всеми расчетами, которые должны быть к нему приложены. Сотруднику юридического управления для этого требуется лишь задать параметры соответствующего искового проекта (наименование должника, номер договора, период поставки), после чего УП автоматически сгенерирует текст искового заявления) в виде отдельного файла.
Сотруднику после этого требуется лишь провести контрольную сверку полученного документа с первичными документами, сформировать пакет приложений к иску, подписать документы и сдать их в канцелярию суда либо направить в суд с использованием сети Интернет в электронном виде (через приложение «Мой арбитр»).
Сейчас «электронный исковой проект» позволяет юристу подготовить и направить в суд иск непосредственно со своего рабочего места. Он полностью освобожден от выполнения рутинной «технической» работы, которая ранее занимала значительное время: подача заявки на оплату государственной пошлины в бухгалтерию, запрос, получение и копирование документов, прилагаемых к иску, написание иска, подготовка приложений к нему и т.д.
Б. Сопровождение исполнительного производства, при котором в базе данных и библиотеке документов поэтапно отражаются все выполняемые исполнительные процедуры в разрезе каждого судебного решения и исполнительного листа.
Для иллюстрации приведем ниже скриншот одного из разделов УП, в котором содержится краткая информация о мероприятиях, которые были выполнены при сопровождении исполнительного производства, возбужденного на основании решения суда о взыскании в пользу компании задолженности за поставленный газ.
Аналогичным образом через УП доступны сведения обо всех исполнительных производствах по исполнительным листам, выданным ЗАО «Уралсевергаз». Подчеркивая актуальность вопроса, скажем, что одновременно в работе может находиться более сотни исполнительных листов, которые необходимо контролировать: предъявлены ли они к расчетным счетам должников, работают ли по ним приставы-исполнители и так далее.
В. Сопровождение процедур банкротства должников ЗАО «Уралсевергаз», при котором в УП вносятся документы, учитываются и поддерживаются в актуальном состоянии данные, касающиеся стадий банкротства, включая сведения об арбитражных управляющих, о других конкурсных кредиторах, размере «реестровой» задолженности и др. Так, по состоянию на момент подготовки настоящей статьи в УП одновременно учитывалась работа по 125 контрагентам ЗАО «Уралсевергаз», в отношении которых судом введена та или иная процедура банкротства.
Г. Сопровождение мероприятий уголовно-правовой направленности — тех, по которым в базе данных и библиотеке документов отражаются сведения о предпринимаемых ЗАО «Уралсевергаз» в отношении злостных должников мерах, связанных с обращением в правоохранительные органы (Прокуратура, МВД РФ, Следственный комитет и т.п.), а также об их результатах.
В данном режиме УП позволяет, во-первых, формировать в рамках локальной сети компании различные управленческие отчеты (например, о результатах исковой работы и осуществленных мероприятиях по какому-то потребителю или отдельной группе/категории потребителей (по территории, срокам поставки и т.п.).
Приведенный ниже скриншот иллюстрирует возможности УП по формированию сводного отчета о проведенной исковой работе за период (приводится выдержка).
Во-вторых, отчетный режим позволяет в режим он-лайн (даже в удаленном доступе по сети Интернет через браузер) отслеживать выполнение в компании юридической функции в ее различных аспектах.
Для примера приведем скриншот из данного раздела УП:
В этом случае в Интернет-браузере открыт небольшой раздел УП. В этом разделе можно получить детальную информацию по указанному потребителю (сведения о поставленном газе и задолженности в разрезе договоров и пр.). Так, клики по маленьким иконкам напротив наименования потребителя автоматически формируют и выводят на экран монитора пользователя УП детальные отчеты о контрагенте по соответствующему направлению: проведенные уголовно-правовые мероприятия, процедура банкротства, сведения об исковой деятельности и работе в рамках исполнительного производства, динамика долга и т.п.
В первую очередь данный раздел управленческой программы направлен на обеспечение руководства компании информацией для принятия управленческих решений, оценки эффективности работы подчиненных подразделений и отдельных сотрудников, а также на обеспечение контроля за их деятельностью, однако может использоваться и менеджерами среднего звена для выполнения текущих задач.
Сравнивая работу с должниками до внедрения УП (до автоматизации процессов, связанных с выполнением юридической функции) и после ее внедрения, можно констатировать, что только на участке ответственности юридического управления УП позволила, без увеличения штата сотрудников,
во-первых, увеличить в несколько раз количество подаваемых исков,
во-вторых, сократить до 1 (одного) часа время подготовки типового иска о взыскании задолженности за поставленный газ со всеми необходимыми расчетами (остатка задолженности, процентов по ст. 395 ГК РФ, государственной пошлины и т.п.),
в-третьих, упростить получение информации и контроль со стороны руководителя юридического управления,
в-четвертых, повысить уровень взаимозаменяемости сотрудников (на случай отпуска, больничного, командировки и т.п.), т.к. УП позволяет отследить «историю» взаимоотношений с каждым отдельным контрагентом, определить текущее состояние дела и мероприятия, которые необходимо выполнить.
В масштабе компании в целом, УП позволила объединить усилия всех ее подразделений, которые без такого универсального интегратора зачастую были несинхронизированными, а в ряде случаев даже разнонаправленными.
На данном этапе, несмотря на то, что большинство первоначально поставленных задач выполнено (прежде всего, выполнена задача по объединению всей имеющейся в компании информации в едином комплексе), а сама система функционирует, ее совершенствование продолжается, как по направлению устранения выявленных недостатков и расширению функционала, так и по направлению учета в работе УП последних изменений в законодательстве.
Первоначально данная статья готовилась для участия в конкурсе "Выбор читателей Право.Ru", однако поскольку активность в соответствующей рубрике понизилась, решили разместить ее в своем блоге.Основной деятельностью ЗАО «Уралсевергаз» является поставка сетевого природного газа потребителям Свердловской области. В настоящий момент общее число потребителей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей), приобретающих газ у ЗАО «Уралсевергаз», приближается к двум тысячам. Работая на этом рынке фактически в качестве «гарантирующего» поставщика, компания снабжает газом не только платежеспособных и добросовестных покупателей, но также и покупателей, либо сталкивающихся с финансовыми трудностями и вынужденно допускающих нарушения сроков оплаты, либо субъектов, злонамеренно уклоняющихся от исполнения своих договорных обязательств.
Именно с такими контрагентами, имеющими просроченную задолженность, компания вынуждена вести каждодневную «борьбу», которая начинается с переговоров и напоминаний о задолженности, продолжается в суде, затем – в рамках исполнительного производства, а в отдельных случаях — в процедуре банкротства.
Кардинально количество покупателей, с которыми компания вынуждена работать в таком режиме, увеличилось в конце 2008 года — начале 2009 года, когда на платежеспособности потребителей газа стали особенно ощутимо сказываться последствия финансового кризиса. Со временем число должников, взыскание платы за потребленный газ с которых следовало осуществлять через суд, включая сопровождение процедур исполнительного производства и банкротства, превысило те пределы, когда руководство компании, а также юридического управления еще могло «держать все в голове», ну или, в крайнем случае, контролировать процесс через сотрудников, ответственных за конкретные направления юридической деятельности.
В такой ситуации стала очевидной необходимость комплексной автоматизации данной деятельности.
В качестве «фундамента» была использована уже существовавшая в компании информационная система, в рамках которой обеспечивалась систематизация информации и автоматизация процессов, непосредственно связанных с поставкой газа (это, в частности, регистрация сведений о покупателях газа, газопотребляющем оборудовании, точках его подключения к газораспределительным сетям, подготовка проектов и учет заключенных договоров поставки газа, контроль исполнения обязательств по отбору и оплате газа, формирование счетов-фактур, товарных накладных и пр.).
Эта система была в значительной степени переработана, дополнена новыми модулями, которые позволили органично встроить в нее юридический функционал. Итоговый продукт получил название Управленческая программа ЗАО «Уралсевергаз» (далее – «УП»).
Весь комплекс работ был выполнен собственными силами ЗАО «Уралсевергаз»: подразделение IT выступило непосредственным исполнителем работ, функции постановщика задачи и координатора, ответственного за внедрение нововведений в деятельность компании, взяло на себя юридическое управление.
Далее приведем обзорное описание УП, которая в комплексе с обрабатываемыми ею базой данных и библиотекой документов стала материальным результатом проведенной работы по автоматизации. Особо интересен данный опыт, на наш взгляд, будет ресурсоснабжающим компаниям с большим числом абонентов (газоснабжение, электроснабжение, теплоснабжение и т.п.), а также крупным производственным предприятиям и оптовым поставщикам, отгружающим продукцию (товары) большому количеству покупателей.
Не углубляясь в техническую суть УП, опишем основные режимы ее работы и те практические задачи, которые она помогает решать.
Основные режимы УП:
1. Режим ввода информации (справочный режим).
2. Рабочий режим (режим сопровождения проектов).
А. Сопровождение искового проекта.
Б. Сопровождение исполнительного производства.
В. Сопровождение процедур банкротства должников ЗАО «Уралсевергаз».
Г. Сопровождение мероприятий уголовно-правовой направленности.
3. Отчетный режим.
1. Режим ввода информации (справочный режим).
База данных, которая обрабатывается УП, включает, в первую очередь, справочник всех контрагентов с указанием сведений об их реквизитах, заключенных с ними договорах, об исполнении договоров (если говорить о договорах поставки газа, то это информация об объемах поставленного газа в натуральных величинах и в денежном измерении, а также информация о расчетах). Необходимо отметить, что база данных существует не сама по себе — она сопровождается библиотекой документов, т.е. размещенными в соответствующих разделах отсканированными документами (договоры, товарные накладные, счета-фактуры, акты сверки расчетов, исковые заявления, судебные акты и т.п.).
За внесение указанной информации в УП в реальном масштабе времени отвечает профильное подразделение, непосредственно взаимодействующее с потребителями газа, а по ряду параметров — иные подразделения ЗАО «Уралсевергаз» в соответствии с их компетенцией. Так, за пополнение библиотеки документов судебными актами после их появления отвечает юридическое управление.
Помимо наполнения базы данных и библиотеки информацией и документами, описываемый режим УП используется сотрудниками ЗАО «Уралсевергаз» как единый справочник. Соответственно, специалист в рабочих целях, например, при подготовке к переговорам, совещанию либо к судебному заседанию, может быстро найти необходимую информацию о контрагенте (контактные телефоны, адрес, ФИО руководителя), посмотреть сканы заключенных с ним договоров, оформленных товарных накладных, актов сверки расчетов, проверить актуальность информации о количестве поставленного газа и произведенных платежах и т.п.
При этом получить доступ к базе данных и библиотеке документов в справочном режиме можно в различных разрезах, например, по договорам (их разновидностям), по юридическим лицам (категориям потребителей), площадкам (точкам подключения к газораспределительной сети).
Кроме того, в этом режиме также доступны сегменты, которые содержат справочную информацию об отдельных направлениях деятельности компании, например сведения о полученных муниципальных гарантиях, о процедурах банкротства, о выполненных уголовно-правовых мероприятиях, а также об исковой деятельности.
Открыв доступ к какому-либо отдельному сегменту справочного режима, сотрудник профильного подразделения, обладающий соответствующими правами, может дополнять базу данных и библиотеку документов либо корректировать ранее внесенные в них сведения.
Вот иллюстрация того, как выглядит сегмент «Договоры», на примере сведений о конкретном контрагенте ЗАО «Уралсевергаз»:
Следует отметить, что по каждой внесенной записи (в любом из режимов УП) можно уточнить, кто из сотрудников компании и когда осуществлял действия по выполнению соответствующего мероприятия и/или заносил данные в систему. Если мероприятие предполагает наличие документа (например, текст договора, накладной и т.д.), то этот документ можно посмотреть и при необходимости распечатать.
2. Рабочий режим (режим сопровождения проектов).
В данном режиме УП осуществляется сопровождение различных мероприятий (проектов), связанных с выполнением юридической функции. В частности:
А. Сопровождение искового проекта, когда программа берет на себя различные вопросы: от координации взаимодействия между подразделениями ЗАО «Уралсевергаз» (автоматическое формирование и направление электронных уведомлений, запросов, подтверждений, касающихся документооборота внутри компании) до автоматического создания проектов отдельных документов: от служебных записок и заканчивая ходатайствами перед судом с приложением различных расчетов, выполненных с использованием базы данных.
Нижеприведенный скриншот наглядно иллюстрирует все этапы (мероприятия) по выполнению искового проекта от его начальной стадии «Решение о необходимости принудительного взыскания» до конечной — «Получение исполнительного листа». Каждому из выполненных в хронологическом порядке мероприятий соответствует отдельная строчка (прим. жирный шрифт внесенной записи означает, что по конкретному мероприятию имеются отсканированные документы, доступные к просмотру, например, исковое заявление, судебное решение, исполнительный лист и др.).
В рамках искового проекта УП рассылает ответственным сотрудникам компании электронные поручения/напоминания о действиях, которые им необходимо совершить в пределах своих должностных обязанностей.
Так, сотрудник юридического управления, курирующий исковую работу, получает автоматическое уведомление о том, что подразделение, отвечающее за расчеты за газ, исчерпало все возможности для внесудебного истребования долга с конкретного потребителя и сформировало (в т.ч. разместив сканированные копии в УП) первичные документы для подготовки искового заявления и обращения в суд.
Реализуя исковой проект, специалист юридического управления имеет возможность оперативно и безошибочно (с учетом информации, содержащейся в УП, и на основании разработанных шаблонов) сформировать исковое заявление по конкретному контрагенту-должнику. Полученное в результате исковое заявление будет содержать все необходимые фактические данные и атрибуты, включая расчет объемов и стоимости поставленного газа, расчет суммы долга, процентов по ст. 395 ГК РФ и государственной пошлины.
Например, на нижеследующем скриншоте отображен раздел УП, позволяющий сформировать исковое заявление со всеми расчетами, которые должны быть к нему приложены. Сотруднику юридического управления для этого требуется лишь задать параметры соответствующего искового проекта (наименование должника, номер договора, период поставки), после чего УП автоматически сгенерирует текст искового заявления) в виде отдельного файла.
Сотруднику после этого требуется лишь провести контрольную сверку полученного документа с первичными документами, сформировать пакет приложений к иску, подписать документы и сдать их в канцелярию суда либо направить в суд с использованием сети Интернет в электронном виде (через приложение «Мой арбитр»).
Сейчас «электронный исковой проект» позволяет юристу подготовить и направить в суд иск непосредственно со своего рабочего места. Он полностью освобожден от выполнения рутинной «технической» работы, которая ранее занимала значительное время: подача заявки на оплату государственной пошлины в бухгалтерию, запрос, получение и копирование документов, прилагаемых к иску, написание иска, подготовка приложений к нему и т.д.
Б. Сопровождение исполнительного производства, при котором в базе данных и библиотеке документов поэтапно отражаются все выполняемые исполнительные процедуры в разрезе каждого судебного решения и исполнительного листа.
Для иллюстрации приведем ниже скриншот одного из разделов УП, в котором содержится краткая информация о мероприятиях, которые были выполнены при сопровождении исполнительного производства, возбужденного на основании решения суда о взыскании в пользу компании задолженности за поставленный газ.
Аналогичным образом через УП доступны сведения обо всех исполнительных производствах по исполнительным листам, выданным ЗАО «Уралсевергаз». Подчеркивая актуальность вопроса, скажем, что одновременно в работе может находиться более сотни исполнительных листов, которые необходимо контролировать: предъявлены ли они к расчетным счетам должников, работают ли по ним приставы-исполнители и так далее.
В. Сопровождение процедур банкротства должников ЗАО «Уралсевергаз», при котором в УП вносятся документы, учитываются и поддерживаются в актуальном состоянии данные, касающиеся стадий банкротства, включая сведения об арбитражных управляющих, о других конкурсных кредиторах, размере «реестровой» задолженности и др. Так, по состоянию на момент подготовки настоящей статьи в УП одновременно учитывалась работа по 125 контрагентам ЗАО «Уралсевергаз», в отношении которых судом введена та или иная процедура банкротства.
Г. Сопровождение мероприятий уголовно-правовой направленности — тех, по которым в базе данных и библиотеке документов отражаются сведения о предпринимаемых ЗАО «Уралсевергаз» в отношении злостных должников мерах, связанных с обращением в правоохранительные органы (Прокуратура, МВД РФ, Следственный комитет и т.п.), а также об их результатах.
3. Отчетный режим.
В данном режиме УП позволяет, во-первых, формировать в рамках локальной сети компании различные управленческие отчеты (например, о результатах исковой работы и осуществленных мероприятиях по какому-то потребителю или отдельной группе/категории потребителей (по территории, срокам поставки и т.п.).
Приведенный ниже скриншот иллюстрирует возможности УП по формированию сводного отчета о проведенной исковой работе за период (приводится выдержка).
Во-вторых, отчетный режим позволяет в режим он-лайн (даже в удаленном доступе по сети Интернет через браузер) отслеживать выполнение в компании юридической функции в ее различных аспектах.
Для примера приведем скриншот из данного раздела УП:
В этом случае в Интернет-браузере открыт небольшой раздел УП. В этом разделе можно получить детальную информацию по указанному потребителю (сведения о поставленном газе и задолженности в разрезе договоров и пр.). Так, клики по маленьким иконкам напротив наименования потребителя автоматически формируют и выводят на экран монитора пользователя УП детальные отчеты о контрагенте по соответствующему направлению: проведенные уголовно-правовые мероприятия, процедура банкротства, сведения об исковой деятельности и работе в рамках исполнительного производства, динамика долга и т.п.
В первую очередь данный раздел управленческой программы направлен на обеспечение руководства компании информацией для принятия управленческих решений, оценки эффективности работы подчиненных подразделений и отдельных сотрудников, а также на обеспечение контроля за их деятельностью, однако может использоваться и менеджерами среднего звена для выполнения текущих задач.
На правах резюме.
Сравнивая работу с должниками до внедрения УП (до автоматизации процессов, связанных с выполнением юридической функции) и после ее внедрения, можно констатировать, что только на участке ответственности юридического управления УП позволила, без увеличения штата сотрудников,
во-первых, увеличить в несколько раз количество подаваемых исков,
во-вторых, сократить до 1 (одного) часа время подготовки типового иска о взыскании задолженности за поставленный газ со всеми необходимыми расчетами (остатка задолженности, процентов по ст. 395 ГК РФ, государственной пошлины и т.п.),
в-третьих, упростить получение информации и контроль со стороны руководителя юридического управления,
в-четвертых, повысить уровень взаимозаменяемости сотрудников (на случай отпуска, больничного, командировки и т.п.), т.к. УП позволяет отследить «историю» взаимоотношений с каждым отдельным контрагентом, определить текущее состояние дела и мероприятия, которые необходимо выполнить.
В масштабе компании в целом, УП позволила объединить усилия всех ее подразделений, которые без такого универсального интегратора зачастую были несинхронизированными, а в ряде случаев даже разнонаправленными.
На данном этапе, несмотря на то, что большинство первоначально поставленных задач выполнено (прежде всего, выполнена задача по объединению всей имеющейся в компании информации в едином комплексе), а сама система функционирует, ее совершенствование продолжается, как по направлению устранения выявленных недостатков и расширению функционала, так и по направлению учета в работе УП последних изменений в законодательстве.
1 комментарий