Кирилл Сидоренко → 10 типичных проблем с документами, оформляющими поставки алкогольной продукции розничным фирмам
1. У поставщика отсутствуют доверенности на лиц, получающих алкогольную продукцию.
В связи с этим невозможно доказать, что товар получен уполномоченным лицом, а значит от-сутствуют основания для предъявления требований к организации-покупателю по оплате товара. Из-за этого возникает необходимость в обеспечении доказывания полномочий данного лица с помощью иных доказательств, что повышает риски для поставщика, так как в дальнейшем получение надлежащих доказательств во многом зависит от добросовестности контрагента и его желания сотрудничать.
В идеале доверенности на всех лиц, принимающих товар, должны быть получены поставщиком заблаговременно для проверки правильности их оформления. Но вполне возможно получать доверенность и в момент передачи товара. Однако при этом следует учитывать риск того, что доверенность может быть оформлена неправильно и соответственно быть недействительной. Возможно разработать общую форму доверенностей для всех контрагентов организации-поставщика, передать ее им и ознакомить с ней торговых представителей, чтобы они могли на месте оценивать правильность оформления доверенно-сти.
Если отсутствуют доверенности, то тогда необходимо обеспечить наличие иных документаль-ных подтверждений полномочий данных лиц. Таким подтверждением может быть письмо от организации-покупателя в котором сообщается, что на получение товара от такого-то постав-щика уполномочено такое-то лицо с указанием его полного имени и должности. Также в каче-стве доказательства полномочий на приемку товара может служить заверенная организацией-покупателем копия приказа о приеме соответствующего лица на работу. Следует однако заметить, что данный документ сам по себе оценивается судами в качестве доказательства полномочий не однозначно и для большей надежности должен быть подкреплен также и иными документами.
2. Товарные накладные не содержат подписи лица, принимавшего груз, а заверены штампом или печатью организации-покупателя.
Ни печать, ни штамп не заменяют подписи уполномоченного лица на накладной. Если накладная не подписана, значит она не подтверждает, что по ней кто-то что-то получил. Все накладные должны быть подписаны лицами, принимающими товар. Замена подписей уполномоченных лиц печатями и штампами должна быть исключена из практики абсолютно.
3. Некоторые подписанные накладные не содержат расшифровку подписи.
Отсутствие расшифровки подписи затрудняет установление ее принадлежности уполномочен-ному лицу. В случае оспаривания принадлежности подписи становится необходимым проведение почерковедческой экспертизы, которая не всегда дает достоверный результат, а кроме всего прочего это увеличивает срок рассмотрения спора (ожидание в очереди на экспертизу может длиться до одного года) и в любом случае влечет дополнительные затраты.
В связи с этим все подписи на накладных всегда должны иметь расшифровку (разборчивое указание фамилии и инициалов)
4. Акты сверки подписываются бухгалтерами.
При использовании акта сверки в качестве доказательства признания поставки и наличия долга возникает проблема: признать долг может только руководитель организации, как орган управления. Бухгалтер не является органом управления, уполномоченным действовать от имени организации без доверенности и подписание им акта сверки не является юридически значимым действием. Выдача бухгалтеру доверенности на подписание актов сверок является неоднозначной мерой с точки зрения права и не является 100% гарантией признания такого акта в суде в качестве надлежащего доказательства, поэтому акты сверки должны подписываться руководителями организаций (с учетом требований к подписанию накладных, указанных выше).
5. В актах сверки отсутствуют данные организации-покупателя (адрес, ИНН, ОГРН), а как правило указывается адрес конкретной торговой точки.
Подобный недостаток акта затрудняет доказывание, что сверка осуществляется именно по тому должнику, к которому предъявляется требование, поскольку кроме названия никакие данные в акте больше не указывают на него: адрес не совпадает с официальным адресом юр.лица, а название может быть одинаковым и у нескольких организаций. Поэтому наряду с адресом и названием торговой точки обязательно должны присутствовать данные организа-ции-покупателя (полное наименование, адрес, ИНН, ОГРН).
6. В актах сверки недостаточно полно указываются данные первичных документов (напри-мер только номер накладной) либо вообще идет ссылка на счет-фактуру (о счетах-фактурах дополнительно ниже).
Из-за этого невозможно соотнести данные, указанные в актах сверки с товарными накладными, вследствие чего акт сверки фактически не в состоянии подтвердить необходимую задолженность. В связи с этим в актах сверки должны указывать все данные (дата и номер) товарных накладных. На счета-фактуры не ссылаться ни в коем случае.
7. В документообороте в подавляющем числе случаев имеются ссылки на счета-фактуры, как на документы, подтверждающий поставку, а не на товарные накладные.
Однако, необходимо помнить, что счет-фактура не подтверждает передачу товара и его полу-чение кем-либо. Данный документ служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров сумм налога к вычету (ст.169 НК РФ). Кроме того счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, другой стороной не подписывается и содержание предъявляемого в суд счета-фактуры либо его соответствие какой-либо накладной всегда может быть оспорено другой стороной, в отличие от содержания накладной, которая подписывается обеими сторонами. Поэтому во всех документах, затраги-вающих вопрос поставок (заявках, письмах, претензиях, актах сверок, платежных документах) должны указываться данные не счетов-фактур, а только товарных накладных.
8. В основании платежей в безналичном или наличном порядке указываются либо счета-фактуры либо «рамочный» договор поставки (договор об общих условиях поставок).
При ссылке в основании платежа на счет-фактуру необходимо далее устанавливать соответст-вие счета-фактуры той или иной накладной, чтобы решить вопрос о том, имеется ли задолженность по той или иной поставке. Иногда это бывает невозможно по объективным причинам, иногда вследствие противодействия контрагента. Также при ссылке на договор поставок нельзя установить, товар полученный по какой именно накладной был оплачен. Особенно это осложняет ситуацию, когда по одному договору велись поставки в течение долгого периода времени. В такой ситуации в суде приходится проверять документы по поставкам и оплатам за весь период действия договора, чтобы выяснить, имеется ли сальдо в пользу поставщика или нет.
Кроме того в обоих случаях отсутствие ссылки на конкретную накладную лишает возможности утверждать в суде об одобрении сделки, совершенной неуполномоченным лицом в форме оплаты полученного товара (в ситуациях, когда в отношении лица, подписавшего накладную, отсутствует доверенность или иное документальное подтверждение его полномочий), что лишает еще одной эффективной гарантии взыскания суммы долга. Поэтому в основании всех платежей (в безналичном ли, в наличном ли порядке) всегда должно содержаться указание на номер и дату накладной, товар по которой оплачивается.
9. На некоторых накладных отсутствуют ссылки на договор поставки.
В этом случае накладную нельзя привязать к условиям договора поставки. Передача товара по такой накладной будет рассматриваться судом как отдельная разовая купля-продажа товара. Особенно критично такое положение дел, когда договором предусматриваются например спе-цифические условия приемки товара, либо предъявления претензий. Не последнюю роль иг-рают условия о порядке и сроках оплаты товара, а также вопросы о размерах неустоек и месте разрешения споров в суде. Если все эти условия имеют какую-то специфику в договоре, то при отсутствии ссылки на договор в накладной поставщик лишен возможности ссылаться на такие условия договора.
В связи с этим товарные накладные всегда должны содержать ссылку на номер и дату догово-ра. В качестве альтернативы возможно предложить включение в договор положения о том, что все поставки товара в течение срока действия договора осуществляются на его условиях вне зависимости от наличия ссылки на него в накладных. Однако такой вариант невозможно эффективно использовать при наличии двух и более действующих договоров поставок между сторонами.
10. Расхождение в номерах и датах договора на самом договоре и в накладных либо пла-тежных документах.
В том случае, если номер и дата договора в самом договоре и в накладных либо платежных документах не совпадают полностью, у суда есть основания сомневаться, что речь идет об одних и тех же документах. Отсюда проистекают риски с одной стороны невозможности применения выгодных условий договора к конкретной поставке, либо, с другой стороны, невозможность подтвердить, что имела место оплата по конкретному договору или кон-кретной накладной. В отдельных ситуациях возможно доказать, что речь идет об одних и тех же документах, но риск того, что суд с этим не согласится всегда многократно возрастает. Поэтому номера и даты договоров должны быть идентичны номерам и датам в накладных и в платежных документах.
Применение указанных рекомендаций поможет Вам значительно снизить риски отказов в удовлетворении исков к должникам по мотивам недоказанности оснований для взыскания задолженности.
г.Красноярск, июль 2008 г.
В связи с этим невозможно доказать, что товар получен уполномоченным лицом, а значит от-сутствуют основания для предъявления требований к организации-покупателю по оплате товара. Из-за этого возникает необходимость в обеспечении доказывания полномочий данного лица с помощью иных доказательств, что повышает риски для поставщика, так как в дальнейшем получение надлежащих доказательств во многом зависит от добросовестности контрагента и его желания сотрудничать.
В идеале доверенности на всех лиц, принимающих товар, должны быть получены поставщиком заблаговременно для проверки правильности их оформления. Но вполне возможно получать доверенность и в момент передачи товара. Однако при этом следует учитывать риск того, что доверенность может быть оформлена неправильно и соответственно быть недействительной. Возможно разработать общую форму доверенностей для всех контрагентов организации-поставщика, передать ее им и ознакомить с ней торговых представителей, чтобы они могли на месте оценивать правильность оформления доверенно-сти.
Если отсутствуют доверенности, то тогда необходимо обеспечить наличие иных документаль-ных подтверждений полномочий данных лиц. Таким подтверждением может быть письмо от организации-покупателя в котором сообщается, что на получение товара от такого-то постав-щика уполномочено такое-то лицо с указанием его полного имени и должности. Также в каче-стве доказательства полномочий на приемку товара может служить заверенная организацией-покупателем копия приказа о приеме соответствующего лица на работу. Следует однако заметить, что данный документ сам по себе оценивается судами в качестве доказательства полномочий не однозначно и для большей надежности должен быть подкреплен также и иными документами.
2. Товарные накладные не содержат подписи лица, принимавшего груз, а заверены штампом или печатью организации-покупателя.
Ни печать, ни штамп не заменяют подписи уполномоченного лица на накладной. Если накладная не подписана, значит она не подтверждает, что по ней кто-то что-то получил. Все накладные должны быть подписаны лицами, принимающими товар. Замена подписей уполномоченных лиц печатями и штампами должна быть исключена из практики абсолютно.
3. Некоторые подписанные накладные не содержат расшифровку подписи.
Отсутствие расшифровки подписи затрудняет установление ее принадлежности уполномочен-ному лицу. В случае оспаривания принадлежности подписи становится необходимым проведение почерковедческой экспертизы, которая не всегда дает достоверный результат, а кроме всего прочего это увеличивает срок рассмотрения спора (ожидание в очереди на экспертизу может длиться до одного года) и в любом случае влечет дополнительные затраты.
В связи с этим все подписи на накладных всегда должны иметь расшифровку (разборчивое указание фамилии и инициалов)
4. Акты сверки подписываются бухгалтерами.
При использовании акта сверки в качестве доказательства признания поставки и наличия долга возникает проблема: признать долг может только руководитель организации, как орган управления. Бухгалтер не является органом управления, уполномоченным действовать от имени организации без доверенности и подписание им акта сверки не является юридически значимым действием. Выдача бухгалтеру доверенности на подписание актов сверок является неоднозначной мерой с точки зрения права и не является 100% гарантией признания такого акта в суде в качестве надлежащего доказательства, поэтому акты сверки должны подписываться руководителями организаций (с учетом требований к подписанию накладных, указанных выше).
5. В актах сверки отсутствуют данные организации-покупателя (адрес, ИНН, ОГРН), а как правило указывается адрес конкретной торговой точки.
Подобный недостаток акта затрудняет доказывание, что сверка осуществляется именно по тому должнику, к которому предъявляется требование, поскольку кроме названия никакие данные в акте больше не указывают на него: адрес не совпадает с официальным адресом юр.лица, а название может быть одинаковым и у нескольких организаций. Поэтому наряду с адресом и названием торговой точки обязательно должны присутствовать данные организа-ции-покупателя (полное наименование, адрес, ИНН, ОГРН).
6. В актах сверки недостаточно полно указываются данные первичных документов (напри-мер только номер накладной) либо вообще идет ссылка на счет-фактуру (о счетах-фактурах дополнительно ниже).
Из-за этого невозможно соотнести данные, указанные в актах сверки с товарными накладными, вследствие чего акт сверки фактически не в состоянии подтвердить необходимую задолженность. В связи с этим в актах сверки должны указывать все данные (дата и номер) товарных накладных. На счета-фактуры не ссылаться ни в коем случае.
7. В документообороте в подавляющем числе случаев имеются ссылки на счета-фактуры, как на документы, подтверждающий поставку, а не на товарные накладные.
Однако, необходимо помнить, что счет-фактура не подтверждает передачу товара и его полу-чение кем-либо. Данный документ служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров сумм налога к вычету (ст.169 НК РФ). Кроме того счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, другой стороной не подписывается и содержание предъявляемого в суд счета-фактуры либо его соответствие какой-либо накладной всегда может быть оспорено другой стороной, в отличие от содержания накладной, которая подписывается обеими сторонами. Поэтому во всех документах, затраги-вающих вопрос поставок (заявках, письмах, претензиях, актах сверок, платежных документах) должны указываться данные не счетов-фактур, а только товарных накладных.
8. В основании платежей в безналичном или наличном порядке указываются либо счета-фактуры либо «рамочный» договор поставки (договор об общих условиях поставок).
При ссылке в основании платежа на счет-фактуру необходимо далее устанавливать соответст-вие счета-фактуры той или иной накладной, чтобы решить вопрос о том, имеется ли задолженность по той или иной поставке. Иногда это бывает невозможно по объективным причинам, иногда вследствие противодействия контрагента. Также при ссылке на договор поставок нельзя установить, товар полученный по какой именно накладной был оплачен. Особенно это осложняет ситуацию, когда по одному договору велись поставки в течение долгого периода времени. В такой ситуации в суде приходится проверять документы по поставкам и оплатам за весь период действия договора, чтобы выяснить, имеется ли сальдо в пользу поставщика или нет.
Кроме того в обоих случаях отсутствие ссылки на конкретную накладную лишает возможности утверждать в суде об одобрении сделки, совершенной неуполномоченным лицом в форме оплаты полученного товара (в ситуациях, когда в отношении лица, подписавшего накладную, отсутствует доверенность или иное документальное подтверждение его полномочий), что лишает еще одной эффективной гарантии взыскания суммы долга. Поэтому в основании всех платежей (в безналичном ли, в наличном ли порядке) всегда должно содержаться указание на номер и дату накладной, товар по которой оплачивается.
9. На некоторых накладных отсутствуют ссылки на договор поставки.
В этом случае накладную нельзя привязать к условиям договора поставки. Передача товара по такой накладной будет рассматриваться судом как отдельная разовая купля-продажа товара. Особенно критично такое положение дел, когда договором предусматриваются например спе-цифические условия приемки товара, либо предъявления претензий. Не последнюю роль иг-рают условия о порядке и сроках оплаты товара, а также вопросы о размерах неустоек и месте разрешения споров в суде. Если все эти условия имеют какую-то специфику в договоре, то при отсутствии ссылки на договор в накладной поставщик лишен возможности ссылаться на такие условия договора.
В связи с этим товарные накладные всегда должны содержать ссылку на номер и дату догово-ра. В качестве альтернативы возможно предложить включение в договор положения о том, что все поставки товара в течение срока действия договора осуществляются на его условиях вне зависимости от наличия ссылки на него в накладных. Однако такой вариант невозможно эффективно использовать при наличии двух и более действующих договоров поставок между сторонами.
10. Расхождение в номерах и датах договора на самом договоре и в накладных либо пла-тежных документах.
В том случае, если номер и дата договора в самом договоре и в накладных либо платежных документах не совпадают полностью, у суда есть основания сомневаться, что речь идет об одних и тех же документах. Отсюда проистекают риски с одной стороны невозможности применения выгодных условий договора к конкретной поставке, либо, с другой стороны, невозможность подтвердить, что имела место оплата по конкретному договору или кон-кретной накладной. В отдельных ситуациях возможно доказать, что речь идет об одних и тех же документах, но риск того, что суд с этим не согласится всегда многократно возрастает. Поэтому номера и даты договоров должны быть идентичны номерам и датам в накладных и в платежных документах.
Применение указанных рекомендаций поможет Вам значительно снизить риски отказов в удовлетворении исков к должникам по мотивам недоказанности оснований для взыскания задолженности.
г.Красноярск, июль 2008 г.
— во вторых, спасибо за рекомендации
— в третьих, а почему собственно речь о торговле алкоголем? вполне универсальные правила, по моему.