Кирилл Сидоренко →  Гарантийное письмо: практические рекомендации по оформлению и применению

В практике коммерческого оборота довольно распространено применение такого документа, как гарантийное письмо. Учитывая, что Гражданский Кодекс Российской Федерации не содер-жит такого понятия, необходимо определить юридическое значение гарантийного письма в контексте практики его использования предпринимателями.

Гарантийное письмо в основном применяется в двух случаях — когда должник признает свою задолженность перед кредитором и определяет сроки ее погашения, а также в ситуации, когда контрагент просит продать товар, оказать услугу, выполнить работы на условиях отсрочки или рассрочки платежа. Рассмотрим эти ситуации подробнее.

Признание долга

В ситуации, когда контрагент задерживает оплату, кредиторам всегда хочется иметь уверен-ность в том, что деньги будут получены. Поэтому кредиторы часто становятся инициаторами выдачи должником гарантийного письма. Опыт изучения многочисленных «писем счастья» показывает, что типичным их содержанием является примерно следующее: «ООО «Ромашка» подтверждает задолженность перед ООО «Василёк» в размере 1 рубль и обязуется погасить задолженность до такого-то числа». Можно с уверенностью заявить, что пользы от такого до-кумента не больше, чем от таблетки успокоительного средства: возможно кому-то он и позво-лит спать спокойней, но вероятность погашения долга он не увеличивает. Есть ли тогда смысл требовать от контрагентов предоставления таких документов? На самом деле, при корректном оформлении гарантийного письма, этот документ может оказаться крайне полезным.

В принципе, при надлежаще оформленных документах по сделке, необходимости в гарантий-ном письме для последующего обращения в суд нет, ничего нового по содержанию отношений сторон оно нам не дает, кроме одного важного момента — перерыва срока исковой давности. По общему правилу (ст. 196 ГК РФ) срок исковой давности составляет три года. Согласно же ст.203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново; время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок. В п.20 совместного постановления Пленумов Верховного (от 12.11.2001 №15) и Высшего Арбитражного судов (от 15.11.2001 №18) указывается, что к действиям, свидетельствующим о признании долга в целях перерыва течения срока исковой давности, исходя из конкретных обстоятельств, в частности, может относиться признание претензии. Очевидно, что письмо, самостоятельно направленное должником в адрес кредитора с признанием задолженности, также является действием, прерывающим течение срока давности. В связи с этим по тем долгам, срок давности по которым истекает, но в отношении которых еще жива надежда на их погашение в той или иной форме и пока что нет желания обратиться в суд с иском, следует обеспечить получение подобного письма, чтобы оставить себе возможность на получение судебного решения, если долг всё же не будет погашен добровольно.

При полном же отсутствии документов по сделке или крайне некачественном их оформлении, фактически равнозначном их отсутствию, гарантийное письмо не закроет бреши в Вашей позиции и будет «инъекцией в протез». Гарантийное письмо может быть дополнительным доказательством, исправляющим некоторые недостатки основного пакета документов. Прежде всего речь идет о наиболее распространенной проблеме при оформлении передачи товаров, оказании услуг, выполнении работ — подписании документов о приемке неуполномоченным лицом. В такой ситуации оснований требовать оплаты с контрагента не будет. Но если контрагент направляет гарантийное письмо в котором признает долг, то это действие в соответствии с п.2 ст.183 ГК РФ будет квалифицировано как прямое последующее одобрение сделки, совершенной неуполномоченным лицом, что следует в частности из п.5 Информационного письма ВАС РФ от 23.10.2000 №57 (подробнее об этой и смежных с ней проблемах Вы можете прочитать в статье о самых распространенных ошибках в документах по поставкам в «Правовом обозрении» №13 (86) за декабрь 2008 г.).

Однако, чтобы такое письменное заявление могло быть расценено как последующее одобре-ние, из его содержания должно быть понятно в отношении какой именно сделки выражено одобрение. То есть недостаточно просто признать наличие задолженности в определенном размере, необходимо прямое указание на договор и первичные документы (накладные, акты приемки) с указанием их полных реквизитов (номера и даты).

Кроме этого документ должен ясно определять стороны сделки. Указание только на их наиме-нование не достаточно, поскольку действующее законодательство не препятствует регистрации юридических лиц с одинаковыми наименованиями. Для более качественной индивидуализации дополнительно следует указывать как минимум ИНН предприятия. Примером корректной формулировки гарантийного письма может быть такая: «ООО «Ромашка» (ИНН ***, ОГРН ***) подтверждает получение от ООО «Василек» (ИНН ***, ОГРН ***) товар по накладной № *** от *** на общую сумму 3 рубля». При этом указание на срок погашения задолженности не обязателен, но желателен, поскольку вносит некоторую определенность в отношения сторон, а при его нарушении может быть дополнительным аргументом перед судом о недобросовестности контрагента, который нарушает не только договорные сроки, но и сроки, определенные им же самим.

Отдельно необходимо отметить, что получать гарантийные письма следует с «живой» подпи-сью, а ни в коем случае не по факсу или электронной почте. Такие документы в нашей судебной практике в настоящее время практически невозможно представить в качестве достоверных доказательств. Также рекомендуем проверять подпись на аутентичность, если письмо не подписывалось в Вашем присутствии или присутствии Вашего представителя. Письмо может быть умышленно подписано иным лицом либо должник использует факсимиле для того, чтобы в дальнейшем оспорить данный документ и отказаться от признания долга. Первое проверяется с помощью сравнения подписи на гарантийном письме с образцами подписи на других документах в отношении которых с достоверностью известно, что их подписывал руководитель предприятия-должника, а второе определяется в частности по таким признакам как ровное распределение краски по всей длине подписи, абсолютная «гладкость» ее выполнения без каких-либо дефектов, а самое главное — отсутствие следов вдавливания на бумаге от шариковой или перьевой ручки. Для более детального изучения данной темы рекомендую интересующимся обратиться к разделам учебников по криминалистике, посвященным криминалистической технике, либо специализированной литературе по вопросу проведения почерковедческих и технических экспертиз документов, которая имеется в том числе в свободном доступе в Интернет.

Просьба продать товар (оказать услугу, выполнить работу) в долг

Это вторая наиболее распространенная ситуация предоставления гарантийного письма. В этом случае письмо само по себе также не дает какой-либо дополнительной уверенности в том, что Ваш товар (работа, услуга) будут оплачены в будущем. По-сути такое письмо является офертой (предложением заключить договор — ст.435 ГК РФ) на условиях отсрочки платежа. В том случае, если после получения такого письма Вы передадите Вашему контрагенту товар, окажете услугу, выполните работу со ссылкой в первичных документах на данное письмо, то таким образом Вы документально оформите заключение договора и Ваш должник будет нести обязанности в соответствии с нормами закона, регулирующими соответствующий вид договора. Однако, мы бы не рекомендовали широко практиковать подобную форму договорных отношений, поскольку в таком случае остаются неурегулированными многие вопросы и условия, которые могут иметь для Вас значение и всё, на что можно будет опираться в отношениях с должником — это общие положения Гражданского Кодекса, которые подчас вызывают больше вопросов, чем дают ответов. Данная информация о таком способе оформления договорных отношений приведена исключительно для того, чтобы Вы имели правильное представление о значении такого документа как гарантийное письмо и с одной стороны не возлагали на него необоснованных надежд, а с другой стороны могли бы в случае необходимости «выжать» из него максимум пользы. В связи с изложенным, рекомендуем Вам не довольствоваться невнятными гарантийными письмами контрагентов, а разработать для них собственную форму документа, которая содержит все необходимые данные о сторонах и предстоящей сделке, чтобы иметь данный документ в качестве «запасного парашюта» если вдруг по какой-либо причине иные документы (прежде всего — договор, оформленный как единый документ) не позволят определить наиболее важные для Вас условия договора и прежде всего — существенные условия (по смыслу статьи 432 ГК РФ), без которых договорных отношений с точки зрения норм гражданского права просто не возникает.

В том случае, если в силу обстоятельств подобное «просительное» письмо направляете Вы, то обязательно обеспечьте исполнение следующих условий:

Письмо должно исчерпывающим образом раскрывать как минимум существенные условия договора, а желательно также и иные наиболее важные для Вас условия сделки.

Письмо должно иметь реквизиты, позволяющие его идентифицировать (как минимум дату, а желательно также и номер)

Вы должны иметь доказательство получения данного письмо Вашим контрагентом. Идеальный вариант — получение письма руководителем предприятия-контрагента под расписку на втором экземпляре письма. Менее желательным, но также допустимым является такое же получение документа представителем контрагента, в отношении которого у Вас есть доказательство наличия у него полномочий на получение документов от имени Вашего контрагента (доверенность либо иное письменное доказательство), либо доказательства наличия таких полномочий из обстановки (например при получении письма секретарем руководителя — иные письма, полученные этим секретарем ранее, на которые у Вас есть письменный же ответ). В крайнем случае такое письмо следует отправить по почте, но не простым письмом, а ценным с описью вложения и уведомлением о вручении. При этом в описи вложения недостаточно просто написать «письмо», Вам следует максимально его индивидуализировать. Необходимо указать номер, дату и тему (например «Предложение о поставке такого-то товара»). При этом все указанные реквизиты (в том числе тема) должны быть в тексте самого письма, чтобы почтовый служащий мог удостовериться, что опись соответствует почтовому отправлению. В дальнейшем, получив подтверждение доставки письма, Вы сможете утверждать что отправили контрагенту не «какое-то» письмо, а совершенно определенное.

Первичные документы, оформляющие сделку (накладные, акты приемки) должны иметь ссылку на Ваше письмо с указанием его реквизитов.

В том случае, если эти условия не будут соблюдены, то может иметь место например такая ситуация: Вы просите поставить Вам партию какого-либо товара с условием об отсрочке оплаты на два месяца (либо о рассрочке, т.е. об оплате частями, например в течение трех месяцев). Вы передаете письмо, поставщик отгружает товар, но в накладных отсутствует ссылка на Ваше письмо. В такой ситуации на основании ст. 486 ГК РФ поставщик будет вправе потребовать от Вас уплаты всей цены товара сразу непосредственно после его передачи. С учетом еще некоторых норм, оплата должна поступить на расчетный счет поставщика не позднее чем через два рабочих дня после передачи товара, если он находится в одном субъекте федерации с Вами, или не позднее чем через пять, если в разных. В том случае, если указанный срок оплаты будет нарушен, то поставщик будет вправе также взыскать и проценты за пользование чужими денежными средствами на основании ст.395 ГК РФ. В силу сложившейся судебной практики при расчете суммы процентов за основу берется ставка рефинансирования, установленная Центробанком. В настоящее время эта ставка равна 13% (www.cbr.ru).

Резюмируя всё вышеизложенное, можем высказать одну обобщающую рекомендацию: учитывая, что цена ошибки в документах в условиях экономического кризиса может быть высокой не только в денежном выражении, использование Вами любых документов должно основываться на ясном представлении об их истинном юридическом значении и возможных последствиях их оформления и использования. Не используйте документы по принципу «все так делают», потому что ответственность за ошибку Вам придется нести в одиночку.

г.Красноярск, февраль 2009 г.