Александр Заблоцкис →  Как писать правовые документы правильно

Обнаружил в Интернете замечательное пособие бывшего судьи Первого Окружного Апелляционного Суда штата Огайо США Марка П. Пейнтера о том, как улучшить качество юридических текстов, адресуемых в суды и не только. В настоящее время Марк Пейнтер является судьей Апелляционного Трибунала ООН.

Название пособия можно перевести как «30 советов по улучшению читабельности или Как нужно писать для судей, но Не как судьи».

Читая правовые документы, которые готовят российские юристы, в том числе и судьи, понял, что общих проблем в штате Огайо и в России не мало.

Юристы забывают, что основная функция правовых документов – это общение с читателем. Цель юриста-автора – сделать текст читабельным и понятным.

Однако многие коллеги, напротив, в нарушение нижеприведенных правил, делают свои тексты слишком длинными, казуистичными и перегруженными сложными оборотами.

Я позволил себе сделать перевод и адаптировать текст пособия на русском языке. Уверен, советы судьи Пейнтера пригодятся не только иностранным юристам, но и их российским коллегам.

Правило 1: Нужно знать целевую аудиторию

Содержание текста во многом зависит от того, кто будет его в дальнейшем читать. Необходимо брать во внимание опыт и подкованность адресата в теме документа.

Если вы адресуете иск в защиту авторских прав судье, который рассматривает аналогичные иски в течение многих лет, нет никакого смысла подробно описывать все тонкости правовой позиции. В этом случае лучше сосредоточиться на фактах.

Если вы пишете аналитическую справку старшему налоговому юристу фирмы, в которой описываете риски, связанные с оборотом радиоактивных веществ, то имеет смысл заострить внимание на правовых аспектах проблемы.

Правило 2: Сначала излагайте суть проблемы, а затем переходите к деталям

Прежде чем вываливать на читателя множество деталей, необходимо создать основу, к которой он эти детали будет применять. Судья Пейнтер называет такую основу «контейнером».

Автор текста зачастую в течение нескольких лет формулирует у себя в голове этот «контейнер», вложив в него множество деталей. Но судья или другой юрист, которому вы адресуете текст такой возможности не имел. Именно из Вашего текста ему предстоит познакомиться с сутью дела.

Если в самом начале вы будете излагать подробности и детали дела, то скорее запутаете читателя, а сути дела ему не проясните.

Поэтому судья Пейнтер рекомендует любой текст начинать с фабулы – о чем Ваше дело.

Правило 3: Сформулируйте проблему с помощью менее чем 75 слов

Суть правила проста: если юрист не может сформулировать суть дела в 75 словах, значит он сам не знает, в чем состоит эта суть.

Абзац размером до 75 слов легко воспринимается читателем, является понятным и не дает потерять суть размышлений автора.

Безусловно, английский язык более лаконичен чем русский. Но суть правила, думаю, ясна – как можно более кратко описать суть дела.

Правило 4: Указывайте факты кратко

После указания на суть дела необходимо перейти к фактам. И тут стоит придерживаться простого принципа: «Чем меньше слов написано, тем более запоминающейся будет Ваша точка зрения».

Правило 5: Избегайте лишнего описания хронологии в тексте – большинство указываемых дат не имеют значения

Когда вы описываете суть, дела указание дат не востребовано. Но и при детализированном описании фактов по делу очень важно не перегрузить текст датами: «23 марта 1999 года произошло это событие, затем 24 марта 1999 года произошло другое».

Такой подход акцентирует внимание на датах, которые в большинстве своем значения не имеют. Ваша основная задача – обозначить важные факты, для этого указание дат не требуется.

Лучше написать «В июле» нежели «14 июля 2000 года» или не писать дату вообще, если она не имеет какое-то особенно важное значение для дела.

Правило 6: Заголовки играют роль условных указателей на карте – они должны быть информативными

Используя заголовки перед группой абзацев текста Вы позволяете читателю понять о какой области знаний пойдет речь. По мнению судьи Пейнтера использование разбивки на заголовки оправдано, если текст более 5 страниц. (прим.- я считаю, что разбивать текст можно и нужно куда чаще).

Заголовки не просто разделяют текст на логические элементы, но и позволяют читателю понять, в каком месте он может прерваться. Перерывы в чтении особенно необходимы, если текст является объемным и сложным по содержанию.

Правило 7: Пишите короткими абзацами

Короткие абзацы позволяют читателю легко переходить от ранее изложенного материала к новому. Оптимальное количество предложений в абзаце – 3 или 4.

При разделении текста на абзацы важно, чтобы каждый новый абзац строился на информации из предыдущих абзацев.

Правило 8: Форма отображения текста имеет значение

Содержание текста, безусловно, является самой важной его составляющей. Но как я писал выше, с помощью текста мы общаемся с другими людьми, а значит должны сделать его легким для восприятия.

Самым нечитабельным шрифтом является Courier, такой шрифт использовался на старых пишущих машинках 1940 года Underwood. В мир высоких технологий стоит пользоваться более удобными для восприятия шрифтами.

Лучше всего для юридических текстов подходят так называемые “serif” шрифты, т.е. шрифты с дополнительными графическими элементами на буквах. Все просто, эти графические элементы направляют глаза читающего к следующей букве в слове. Признанным стандартом среди таких шрифтов является Times New Roman.

А вот для заголовков лучше всего подходит “non-serif” шрифт – без графических элементов. Он направляет глаза читающего ниже по тексту. Самым распространенным шрифтом такого типа является Ariel.

Правило 9: Внимательно проверяйте Ваш документ

«Ну, неужели это тоже нужно упоминать в качестве правила?» — начинает текст правила судья Пейнтер. Увы, да. Очень часто в практике Пейнтера попадались документы с перевернутыми страницами или с перепутанным порядком страниц, а также с пустыми страницами.

Такие просчеты сбивают читающего с мысли. Юристы и их помощники могут быть очень профессиональны, но каждому человеку свойственно допускать ошибки – проверяйте документы.

Правило 10: «Краткость – сестра таланта» — лимит страниц – Ваш верный помощник

Для ряда обращений в суды США существует ограничение по количеству страниц. Юристы эти ограничения ненавидят, но появились они не случайно.

Данный лимит требует от автора выражать свои мысли максимально четко, кратко и, если позволите, изящно. Безусловно, сложнее без потери смысла написать короткий текст чем длинный.

Каждое слово в вашем тексте должно иметь смысл и присутствовать в нем не случайно.

Пейнтер пишет, что в его суде судьи редко пишут текст больше 15 страниц, а большинство из них ещё короче. Исключениями являются сложные дела, но и там более 30 страниц не встречается.

Правило 11: Избегайте «говорящих» сносок

«Если что-либо достаточно важно, чтобы быть указанным в сноске, то оно вполне важно, чтобы быть и в самом тексте».

Сноски сбивают читателей. По словам судьи, прочитать сноску — все равно, что спуститься вниз, чтобы открыть входную дверь, прервавшись в занятии сексом. Не позволяйте сноскам «сожрать» страницу снизу, как это бывает в правовой литературе.

Ваша цель – общение с читателем, а не написание резюме. Если Ваш документ будет выглядеть как юридическая статья, то он станет просто нечитаемым!

В действительности единственными применением сносок должны быть ссылки (прим. – на источники: документы, НПА, высказывания и т.д.). Если в тексте присутствует что-то действительно второстепенное или уточняющее, то используйте скобки, а не сноски.

Правило 12: Ссылки на «закон» должны быть в сносках

Много лет назад юристы США переполняли документы ссылками на статьи законов и прецеденты, вместо включения их в сноски. Таким образом, документ превращался в нечитаемый беспорядок из цифр и букв. Данная практика должна исчезнуть полностью, а ссылки на закон — полностью перейти в сноски.

Вы будете удивлены, насколько более читабельным станет ваш документ, когда все ссылки на законы вы уберете в сноски. Четыре судьи из шести в Первом Окружном Суде штата Огайо на момент написания данного пособия уже использовали только сноски для таких ссылок. Данная практика получает свое распространение и в иных округах.

Но будьте внимательны, в сноски можно вносить только ссылки, «говорящих» сносок быть не должно вовсе.

Читающий должен быть уверен, что ему не нужно читать сноски, т.к. в них находится исключительно справочная информация. Ему не придется постоянно бросать взгляд, то вверх, то вниз.

Судья приводит цитату: «Если бы использование сносок было рациональной формой общения, согласно теории Дарвина человек развился бы с вертикально расположенными глазами».

Правило 13: Соблюдайте форму сносок.

В штате Огайо существует установленная форма сносок – Ohio Supreme Court system of citation.

В России существуют ГОСТы написания сносок. Очень важно их соблюдать для удобства всех читателей текста. Не редко юристы просто не знают, как оформляется сноска.

Правило 14: Редактируйте, редактируйте и ещё раз редактируйте

Опечатки, грамматические ошибки, перепутанные абзацы (которые не были такой уж проблемой до появления компьютеров) полностью отвлекают от ваших доводов.

Судья Пейнтер приводит пример пособия по юридической грамматике для американских юристов (прим. — В России наверняка существуют такие пособия, мне, увы, не попадались). Такое пособие очень неплохо иметь у себя на столе (прим. – или ipad’e).

Большой проблемой стала слепая проверка документов с помощью инструмента текстового редактора «Правописание», который автоматически проверяет грамматику, орфографию, пунктуацию и даже стилистику. Очень часто такая проверка приводит к появлению странных и неуместных слов и оборотов.

Хорошо, если у Вас в штате сотрудников есть специалист, который сможет проверить каждое слово в документе. Если же Вы работаете над документом без чьей-либо помощи, то всегда делайте последнюю проверку сами, без помощи “spellchecker”а.

Правило 15: Пишите короткими предложениями

Пишите короткими четкими предложениями. Знаете, какой знак препинания самый недооцененный в правовых текстах? Точка. Самый переоцененный – запятая.

Меньше запятых, больше точек – длина предложения не должна в среднем превышать 20 слов (прим. – в английском языке, в русском, думаю, несколько больше). 18 слов – ещё лучше. В оригинале пособия судьи Пейнтера присутствуют ссылки на примеры таких предложений.

Длинные предложения очень сложны для восприятия. Наиболее подготовленный человек сможет прочитать и верно понять несколько длинных предложений, но в любом случае не десять подряд. Старайтесь чередовать более длинные предложения с более короткими.

Читабельность текста – одна из основных задач, которые стоят перед автором.

Правило 16: «Действительный залог» предпочтительнее «Пассивного залога»

Это правило будет интересно тем, кто пишет на английском. Лучше его прочесть в оригинале пособия.

Правило 17: Используйте «И» или «НО» в начале предложений

Это правило в большей степени касается английских “AND” и “BUT”, но применимо и в русском языке. Как любят авторы писать «несмотря на это» или «невзирая на это», в то время как для восприятия читателя слово «но» в данном случае будет понятнее.

Правило 18: Разница между That и Which

Ещё одно правило для авторов, пишущих на английском языке.

Правило 19: Используйте подчеркивание, скобки и запятую, чтобы выделить какую-то мысль.

Несмотря на то, что Ваша основная задача избегать переполнения текста знаками препинания и иными дополнительными символами, иногда они необходимы. Например, чтобы выделить очень важную, ключевую мысль.

Самым «сильно выделяющим» инструментов является подчеркивание, чуть менее сильным – скобки и самым слабым – запятая.

Правило 20: Одного слова более чем достаточно

Некоторые выражения, состоящие из нескольких слов, можно описать одним словом. Особенно это заметно в английском языке. Например: «sufficient number of” = enough, “the point in time” = then и т.д. Юристам свойственно писать документы, используя сложные обороты.

Но мы же помним, что наша задача – не показать красоту слога, а ясно и четко передать свою мысль. Чтобы решить эту задачу выражаться нужно просто, а что может быть проще одного слова?

Правило 21: Никаких цифр в скобках

Весьма раздражает, когда в тексте после прописью указанных количественных значений в скобках пишут их цифровой аналог. Текст, в котором указано «в деле участвовало два (2)обвиняемых и три (3) сотрудника полиции», очень и очень трудно читается.

Использование цифровых значений в скобках, дублирующих прописные, было распространено ещё в давние времена, когда для письма использовались перья и чернила. Такой подход был направлен на избежание случаев мошенничества, связанных с неясностью написания той или иной цифры.

В настоящее время это не актуально в большинстве случаев, так что избавляйтесь от этой «вредной привычки» (прим. – я уже начал).

Правило 22: Фразовые прилагательные

Правило для авторов, пишущих на английском языке. В нем судья Пейнтер предлагает не использовать “phrasal adjectives”, например, “wrongful-discharge suit” или “publc-policy exception”, т.к. они воспринимаются с трудом.

Правило 23: Избегайте “OF”

Эта проблема не только юридических текстов, но и любых других на английском языке. Как выяснилось, страдают ей не только российские граждане, пишущие на английском, но и сами носители языка Шекспира.

Как заметил судья, лучше писать “Ohio Supreme Court”, а не “Supreme Court of Ohio” и т.п.

Правило 24: Используйте запятые при перечислении (ТОЛЬКО для английского языка)

Казалось бы, в русском языке при перечислении перед союзом И в конце перечисления запятая не ставится.

Нами были поданы следующие документы: ходатайство, жалобы и возражения.

В английском языке все наоборот. Судья настоятельно рекомендует запятую ставить, чтобы не путать читателя.

These actions caused suffer, pain, and humiliation.

Правило 25: Избегайте ненужных вводных фраз

Лишняя или неуместная вводная фраза может скрыть за собой истинный смысл текста. Примерами неуместных вводных выражений являются:

«Важно добавить, что…»

«Стоит напомнить, что…»

«В этой связи большое значение имеет упоминание…»

Правило 26: Очистите текст от «юридических словечек»

Все мы часто видим в написанных на английском языке документах слова из ряда “hereinafter”, “aforesaid”. Включение подобных слов не имеет практического значения, а только делает документ очень многословным.

Также не стоит злоупотреблять выражениями на латыни. Несколько раз их можно употребить, но не более того.

В текстах на английском языке избегайте слова “such”, например, “such motion”. Вместо него в большинстве случаев можно употребить “the” или “that”. А “pursuant to”, как правило, можно заменить на “under”.

Правило 27: У участников судебного разбирательства есть имена

Не стоит на протяжении всего документа называть участников их процессуальными ролями: истец, ответчик, третье лицо. Лучше называть их по именам, в противном случае судьям приходится думать, кто из участников процесса есть кто.

Кроме того, процессуальные роли могут меняться, а имена остаются прежними. Судья Пейнтер пишет, что указание на имя участника спора делает его (прим. — участника) более «одушевленным», даже организации. Вместо «заявитель по апелляционной жалобе» лучше указать «компания Рога и Копыта».

Очень важно не переключаться между вариантами названий участника процесса туда и обратно. Однажды судье пришлось видеть в тексте:

“Defendant-Appellant Mary Jones (hereinafter usually referred to a Jones).”

Судья Пейнтер:

Usually? Did that mean she was sometimes Barbara Smith? Gasp. (прим. – не буду переводить, все равно так же забавно не получится).

Не стоит переполнять текст выражениями «здесь и далее по тексту упоминается как Сторона-1». Нет. Просто укажите в скобках «Сторона-1».

Правило 28: Используйте цитаты с умом

Часто приходится видеть документы, в которых бОльшая часть текста – это цитаты, причем весьма объемные. Цитировать стоит лишь тот текст, который относится к Вашему делу и поддерживает Вашу позицию, несколько строчек, не более того.

Никто не читает длинные цитаты, в большинстве случаев читающий пропустит длинную цитату и продолжит читать документ дальше.

Перед цитатой обязательно указывайте, что должна сказать читающему приведенная цитата, например, «ФАС УО указал, что ответчик пропустил срок исковой давности».

Правило 29: Будьте убедительны

Изъясняйтесь в тексте убедительно. Если Вы не можете внятно объяснить своё дело, то как Вы можете ждать этого от читателя? Очень уместные бывают сравнения и метафоры.

Правило 30: Продолжайте следить за актуальностью изложенной информации

Порой Вы представляете документ адресату по истечении нескольких месяцев после его написания. За это время могли измениться нормы права, законы претерпеть значительные изменения. Следите за изменениями и актуализируйте текст документа.

С оригиналом пособия Вы можете ознакомиться тут